01 Hvem vi er
FrontPace LTD er behandlingsansvarlig for personopplysningene som er beskrevet i denne erklæringen. Du kan kontakte oss på admin[at]frontpace.net.
FrontPace LTD er registrert i England og Wales med selskapsnummer 17201701. Registrert forretningsadresse: 13 Freeland Park, Wareham Road, Poole BH16 6FA, Storbritannia.
Når vi gjennomfører en SAA for en oppdragsgiver, har både oppdragsgiveren og FrontPace hvert sitt ansvar for personopplysningene som inngår. Punkt 3 forklarer hvordan dette fungerer og hvem du skal henvende deg til om hva.
02 Når du besøker dette nettstedet
Webanalyse
Vi bruker Statcounter, en tjeneste for webanalyse, for å forstå hvordan nettstedet brukes – hvilke sider som vises, hvordan besøkende kommer hit og omtrent hvor i verden de befinner seg. Statcounter plasserer en informasjonskapsel i nettleseren din og registrerer IP-adressen din, omtrentlig plassering, nettleser- og enhetstype, sidene du ser på og siden du kom fra.
Vi bruker dette kun for å se hvordan nettstedet fungerer samlet sett. Vi bruker det ikke til å bygge profiler, til å rette annonser mot deg eller til å forsøke å identifisere deg personlig.
Denne personvernsiden er unntatt fra webanalysen, slik at det ikke settes noen informasjonskapsel for analyse mens du leser den.
Introduksjonsvideoen
Videoen på SAA-siden ligger på vår egen server. Når du spiller den av, sendes det ingen opplysninger om deg til YouTube, Vimeo eller andre videoplattformer.
Serverlogger
Leverandøren som drifter nettstedet, fører vanlige serverlogger av sikkerhetshensyn og for å holde nettstedet i drift. Loggene kan inneholde IP-adresser. Leverandøren er Gigahost AS, Søndre Kullerød 2, 3241 Sandefjord, Norge.
03 Når du deltar i en SAA
Dersom arbeidsgiveren din har engasjert FrontPace til å gjennomføre en Strategy Alignment Analysis, kan du bli bedt om å svare på et spørreskjema, delta i et intervju og prioritere et sett med strategiske fokusområder via en nettlenke. Dette punktet forklarer hva som skjer med det du forteller oss.
Hva vi samler inn
- navn, rolle og kontaktopplysninger på arbeidsplassen
- svarene dine på det innledende spørreskjemaet
- det du forteller oss i et individuelt intervju, dersom det gjennomføres
- prioriteringen din av de strategiske fokusområdene
- korrelasjonsfaktorene som beregnes ut fra disse prioriteringene
Hvorfor vi samler det inn
For å utarbeide SAA-rapporten, gjennomføre workshopene, lage den oppsummerende samsvarsrapporten og holde debrief med teamlederen din. Metoden måler hvor godt prioriteringene i en ledergruppe samsvarer – den gir ingen poengsum eller vurdering av enkeltpersoner.
Hvem som ser svarene dine
Svarene dine er tilgjengelige for FrontPace-konsulenten som gjennomfører oppdraget, og for organisasjonen din.
De individuelle svarene dine deles med organisasjonen din, og de er knyttet til deg. Svarene dine på spørreskjemaet og prioriteringen din av fokusområdene inngår i SAA-rapporten og i det videre arbeidet – workshopene, den oppsummerende samsvarsrapporten og debriefen med teamlederen din – og det framgår hvem som har gitt dem.
Svarene deles ikke med noen utenfor oppdraget. FrontPace er bundet av en signert taushetserklæring med organisasjonen din, og den fortsetter å gjelde etter at oppdraget er avsluttet.
Organisasjonen din har ansvar for å informere deg om dette før du svarer. Dersom du ikke har fått vite det, eller du ikke føler deg fortrolig med det, bør du ta det opp med teamlederen din eller kontakte oss før du fyller ut spørreskjemaet.
Behandlingsgrunnlag
Vi bygger på berettiget interesse. Det er organisasjonen din som har denne interessen: å forstå hvor godt prioriteringene i ledergruppen samsvarer, og å kunne handle ut fra det analysen viser. Når vi gjennomfører et oppdrag etter instruks fra organisasjonen din, er det organisasjonen som bestemmer hvorfor og hvordan opplysningene dine brukes, og vi opptrer på organisasjonens vegne.
Vi har veid denne interessen opp mot personvernet ditt, og følgende tiltak er på plass: du får vite hvordan svarene dine vil bli brukt før du svarer; analysen måler teamet i stedet for å gi deg en individuell poengsum; svarene dine slettes eller leveres tilbake innen 30 dager etter at oppdraget er avsluttet; og du kan når som helst protestere mot at vi bruker opplysningene dine, slik det framgår av punkt 8.
Automatiserte avgjørelser
Korrelasjonsfaktoren beregnes med vår egen metode. Den er et grunnlag for diskusjon i workshopene og i debriefen. Beregningen treffer ingen avgjørelser om deg som enkeltperson.
Anonymiserte data
Vi kan bruke sammenstilte, anonymiserte resultater til å utvikle metoden vår og til å bygge generelle referansetall. Vi gjør dette bare når verken oppdragsgiveren, enkeltpersoner eller identifiserbare forhold kan gjenkjennes i dataene. Dersom et resultat fortsatt kan spores tilbake til en person, behandler vi det som personopplysninger, og det omfattes av resten av denne erklæringen.
04 Når du kontakter oss
Dersom du sender oss e-post, oppbevarer vi meldingen din og svaret vårt, sammen med navn, e-postadresse og det du ellers velger å oppgi, slik at vi kan svare og ha oversikt over hva som ble avtalt. Vi gjør dette på grunnlag av vår berettigede interesse i å håndtere henvendelser og følge opp kundeforhold.
06 Overføring utenfor EØS
Vi overfører ikke personopplysninger utenfor EØS, utover det som følger av vår egen etablering og av leverandørene som er nevnt i punkt 5.
FrontPace LTD er etablert i Storbritannia, og personopplysningene vi håndterer, behandles derfor der. Storbritannia er utenfor EØS, men Europakommisjonen har besluttet at landet har et tilstrekkelig beskyttelsesnivå, slik at personopplysninger kan overføres mellom EØS og Storbritannia uten ytterligere formaliteter.
Gigahost AS drifter dette nettstedet i Norge, som er innenfor EØS. Statcounter er et irsk selskap. Microsoft kan behandle enkelte opplysninger utenfor EØS som ledd i driften av tjenestene sine, med de garantiene for overføring som selskapet benytter som leverandør.
07 Hvor lenge vi oppbevarer opplysninger
| Opplysninger | Oppbevares |
|---|---|
| Svar på SAA-spørreskjemaet og individuelle prioriteringer på nett | Slettes senest 30 dager etter at oppdraget er avsluttet, eller tidligere dersom oppdragsgiveren ber om det skriftlig. |
| SAA-rapporter | Oppbevares av oppdragsgiveren. Vi beholder bare ett eksemplar når loven krever det. |
| E-postkorrespondanse | Inntil seks år, i tråd med kravene til oppbevaring av skatte- og regnskapsdokumentasjon og foreldelsesfristen for kontraktskrav i Storbritannia, der FrontPace er etablert. Svar fra deltakere i en SAA slettes etter 30-dagersfristen ovenfor, uansett hvor de er lagret. |
| Webanalyse | Seks måneder. |
08 Dine rettigheter
Du kan be oss om å:
- gi deg en kopi av personopplysningene vi har om deg
- rette opp noe som er feil eller ufullstendig
- slette opplysningene dine, dersom vi ikke har god grunn til å beholde dem
- begrense hvordan vi bruker dem, eller protestere mot at vi bruker dem
- sende opplysningene dine til deg eller til en annen virksomhet i et maskinlesbart format
Dersom vi bygger på samtykket ditt, kan du når som helst trekke det tilbake. Det påvirker ikke behandlingen som skjedde før tilbaketrekkingen.
Send e-post til admin[at]frontpace.net, så svarer vi innen én måned. Dersom opplysningene dine ble samlet inn som del av en SAA som er gjennomført for arbeidsgiveren din, kan det hende vi må videresende forespørselen din dit, og vi gir deg beskjed dersom vi gjør det.
09 Klager
Dersom du er misfornøyd med hvordan vi har håndtert personopplysningene dine, ber vi deg si fra til oss på admin[at]frontpace.net, slik at vi kan forsøke å rette det opp. Vi bekrefter mottak av klagen innen 30 dager, undersøker saken uten ugrunnet opphold og gir deg beskjed om utfallet.
Du har også rett til å klage til en tilsynsmyndighet, og du behøver ikke klage til oss først.
Bor eller arbeider du i Norge, eller oppstod forholdet her, kan du klage til Datatilsynet, Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo, telefon +47 22 39 69 00, postkasse[at]datatilsynet.no. Klageskjema finner du på datatilsynet.no. Bor eller arbeider du i et annet EØS-land, kan du klage til tilsynsmyndigheten der.
Ettersom FrontPace LTD er etablert i Storbritannia, kan du i tillegg klage til den britiske tilsynsmyndigheten, Information Commissioner's Office (ICO), på ico.org.uk/make-a-complaint eller telefon +44 303 123 1113. Registrert hos ICO med registreringsnummer ZC232442.
10 Endringer i denne erklæringen
Vi gjennomgår denne erklæringen hver gang vi endrer hvordan vi arbeider med personopplysninger – et nytt verktøy, et nytt formål, en ny leverandør eller en annen lagringstid. Datoen øverst viser når erklæringen sist ble endret.